கடிதம் எழுதுதல் - ஒரு முழுமையான வழிகாட்டி
கடிதம் எழுதுதல் என்பது ஒரு கலை. தனிப்பட்ட உணர்வுகளைப் பகிர்ந்துகொள்ளவும், அலுவலகத் தேவைகளை நிறைவேற்றவும், அதிகாரிகளுக்குக் கோரிக்கை விடுக்கவும் கடிதங்கள் மிக முக்கியக் கருவியாகச் செயல்படுகின்றன. போட்டித் தேர்வுகள் மற்றும் கல்வித் தேர்வுகளில் கடிதம் எழுதுதல் என்பது ஒரு முக்கியமான பகுதியாகும். இதில் தேர்ச்சி பெற, கடிதத்தின் வடிவமைப்பு மற்றும் மொழிநடை குறித்த தெளிவான அறிவு அவசியம்.
கடிதங்களின் வகைகள்
கடிதங்களை அவற்றின் பயன்பாட்டின் அடிப்படையில் இரண்டு முக்கியப் பிரிவுகளாகப் பிரிக்கலாம்:
- அயல்நாட்டுக் கடிதங்கள் (Formal Letters): இவை அலுவலக ரீதியானவை. விண்ணப்பங்கள், புகார்கள், மற்றும் அரசு அதிகாரிகளுக்கு எழுதப்படுபவை.
- உறவினர்க்கு எழுதும் கடிதங்கள் (Informal Letters): இவை தனிப்பட்ட முறையில் நண்பர்கள் மற்றும் உறவினர்களுக்கு எழுதப்படுபவை.
நினைவில் கொள்ள வேண்டிய குறுக்குவழி (Shortcut)
"அ-அ-ப-ப" சூத்திரம்:
- அனுப்புநர் (Sender) - இடதுபுறம்
- அனுப்புநர் (Receiver/To Address) - இடதுபுறம்
- பொருள் (Subject) - சுருக்கமாக
- பதிவு (Content) - தெளிவாக
அலுவல் கடிதம் (Formal Letter) எழுதும் முறை
அலுவல் கடிதங்கள் மிகவும் நேர்த்தியாகவும், சுருக்கமாகவும் இருக்க வேண்டும். அதன் படிநிலைகள் பின்வருமாறு:
1. அனுப்புநர் முகவரி (From Address)
கடிதத்தின் இடது மேல் மூலையில் உங்கள் பெயர், முகவரி மற்றும் தேதியை எழுத வேண்டும். தேதி எப்போதும் அன்றைய நாளாக இருக்க வேண்டும்.
2. பெறுநர் முகவரி (To Address)
அனுப்புநர் முகவரிக்குக் கீழே, பெறுநரின் பதவி மற்றும் அலுவலக முகவரியை எழுத வேண்டும். உதாரணமாக, "மாவட்ட ஆட்சியர் அவர்களுக்கு, மாவட்ட ஆட்சியர் அலுவலகம், சென்னை."
3. பொருள் (Subject)
இது மிக முக்கியமானது. கடிதம் எதற்காக எழுதப்படுகிறது என்பதை ஒரே வரியில் தெளிவுபடுத்த வேண்டும். இது தடித்த எழுத்துக்களில் (Bold) இருப்பது சிறப்பு.
4. விளித்தல் (Salutation)
பெறுநரை மரியாதையுடன் அழைக்க வேண்டும். பொதுவாக "மதிப்பிற்குரிய ஐயா அவர்களே" அல்லது "மதிப்பிற்குரிய அம்மையீர்" என்று தொடங்க வேண்டும்.
5. மையப்பகுதி (Body of the Letter)
இதுவே கடிதத்தின் இதயம் போன்றது. முதல் பத்தியில் உங்களைப் பற்றிய அறிமுகம் அல்லது கடிதத்தின் நோக்கம் இருக்க வேண்டும். இரண்டாவது பத்தியில் கோரிக்கையை விரிவாக விளக்க வேண்டும். மூன்றாவது பத்தியில் நன்றியுரை இருக்க வேண்டும்.
6. கையொப்பம் (Signature)
கடிதத்தின் இறுதியில் "தங்கள் உண்மையுள்ள" அல்லது "தங்கள் நம்பிக்கையுள்ள" என்று எழுதி கீழே கையொப்பமிட வேண்டும்.
மாதிரி அலுவல் கடிதம் (விண்ணப்பம்)
பொருள்: குடிநீர் வசதி வேண்டி விண்ணப்பம்
அனுப்புநர்,
பெ. அன்புச்செல்வன்,
எண் 12, காந்தி தெரு,
மதுரை - 625001.
பெறுநர்,
ஆணையர் அவர்கள்,
மாநகராட்சி அலுவலகம்,
மதுரை.
மதிப்பிற்குரிய ஐயா அவர்களே,
வணக்கம். எங்கள் பகுதியில் கடந்த ஒரு மாதமாக குடிநீர் விநியோகம் சீராக இல்லை. இதனால் பொதுமக்கள் மிகவும் சிரமப்படுகின்றனர். எனவே, தயவுசெய்து எங்கள் பகுதியில் சீரான குடிநீர் வசதி செய்து தருமாறு கேட்டுக்கொள்கிறேன்.
இப்படிக்கு,
தங்கள் உண்மையுள்ள,
பெ. அன்புச்செல்வன்.
முக்கியக் குறிப்புகள் (Exam Tips)
- கடிதத்தில் தேவையற்ற வர்ணனைகளைத் தவிர்க்கவும்.
- பிழையற்ற தமிழ் நடையைப் பயன்படுத்தவும்.
- அலுவல் கடிதங்களில் 'வணக்கம்' என்று தொடங்குவது அவசியம்.
- தனிநபர் கடிதங்களில் 'அன்புள்ள' என்ற விளியைப் பயன்படுத்தலாம்.
தனிப்பட்ட கடிதங்கள் (Informal Letter)
நண்பர்கள் மற்றும் உறவினர்களுக்கு எழுதும் கடிதங்களில் மொழிநடை சற்று மென்மையாக இருக்கும். இதில் 'பொருள்' எழுதத் தேவையில்லை. கடிதத்தின் தொடக்கத்தில் 'அன்புள்ள' அல்லது 'பெரியோர்களுக்கு வணக்கம்' போன்ற சொற்களைப் பயன்படுத்தலாம்.
தனிப்பட்ட கடிதத்தின் கட்டமைப்பு:
| பகுதி | விளக்கம் |
|---|---|
| இடம் மற்றும் தேதி | வலது அல்லது இடது மேல் மூலையில் |
| விளித்தல் | அன்புள்ள நண்பா / மரியாதைக்குரிய தந்தையே |
| உள்ளடக்கம் | நலம் விசாரித்தல், செய்திகளைப் பகிர்தல் |
| முடிவு | அன்புடன் / இப்படிக்கு |
கடிதம் எழுதும் போது கவனிக்க வேண்டியவை
தேர்வுகளில் அதிக மதிப்பெண்களைப் பெற கீழ்வரும் அம்சங்களைக் கவனத்தில் கொள்க:
- சுருக்கம்: கடிதம் மிக நீளமாக இருக்கக்கூடாது. ஒரு பக்கத்திற்குள் முடிப்பது சிறப்பு.
- தெளிவு: எழுத்துக்கள் தெளிவாகவும், பிழையின்றியும் இருக்க வேண்டும்.
- மரியாதை: அலுவல் கடிதங்களில் பயன்படுத்தப்படும் சொற்கள் மிகவும் கண்ணியமாக இருக்க வேண்டும்.
- அமைப்பு: பாராக்களைச் சரியாகப் பிரித்து எழுத வேண்டும்.
பயிற்சி வினாக்கள் (Practice Tasks)
கீழ்க்கண்ட தலைப்புகளில் கடிதம் எழுதிப் பழகுங்கள்:
- உங்கள் பகுதியில் உள்ள குப்பைகளை அகற்றக் கோரி மாநகராட்சிக்கு கடிதம் எழுதுக.
- உங்கள் நண்பருக்குப் பிறந்தநாள் வாழ்த்துத் தெரிவித்துக் கடிதம் எழுதுக.
- ஆசிரியர் பணிக்கு விண்ணப்பித்து பள்ளியின் தலைமையாசிரியருக்கு கடிதம் எழுதுக.
நினைவாற்றல் நுணுக்கம் (Mnemonics)
"அ-பெ-பொ-வி-உ-க"
அ - அனுப்புநர், பெ - பெறுநர், பொ - பொருள், வி - விளித்தல், உ - உள்ளடக்கம், க - கையொப்பம்.
இந்த வரிசையை வரிசை மாறாமல் நினைவில் கொண்டால், எந்தக் கடிதத்தையும் பிழையின்றி எழுதலாம்.
கடிதம் எழுதுதல் என்பது வெறும் தேர்வுக்கானது மட்டுமல்ல, அது ஒரு சமூகத் தொடர்புத் திறன். முறையாகத் திட்டமிட்டு எழுதினால், நீங்கள் சொல்ல விரும்பும் கருத்து மற்றவர்களை எளிதில் சென்றடையும். மேலே கொடுக்கப்பட்டுள்ள வழிமுறைகளைத் தொடர்ந்து பயிற்சி செய்யுங்கள். இது உங்களுக்குத் தேர்வுகளில் மட்டுமல்ல, எதிர்கால அலுவலகப் பணிகளிலும் பெரும் உதவியாக இருக்கும்.
தொடர்ச்சியான வாசிப்பும், அதிகப்படியான பயிற்சி கடிதங்களை எழுதிப் பார்ப்பதும் உங்களை ஒரு சிறந்த எழுத்தாளராக மாற்றும். இலக்கணப் பிழைகளைத் தவிர்க்க அகராதியைப் பயன்படுத்தும் பழக்கத்தை ஏற்படுத்திக்கொள்ளுங்கள்.