விண்ணப்பங்கள் நிரப்புதல் மற்றும் எழுதுதல்

போட்டித் தேர்வுகள் மற்றும் அலுவலகப் பணிகளில் 'விண்ணப்பங்கள் எழுதுதல்' என்பது ஒரு மிக முக்கியமான திறனாகும். ஒரு கருத்தை அல்லது கோரிக்கையைத் தெளிவாகவும், சுருக்கமாகவும், முறையாகவும் ஒரு உயர் அதிகாரிக்கு அல்லது நிறுவனத்திற்குத் தெரிவிப்பதே விண்ணப்பம் ஆகும். விண்ணப்பம் எழுதுவதில் உள்ள நுணுக்கங்களையும், அதை எவ்வாறு பிழையின்றி நிரப்புவது என்பதையும் விரிவாகக் காண்போம்.

விண்ணப்பத்தின் அடிப்படை அமைப்பு (Structure of an Application)

எந்தவொரு விண்ணப்பமும் ஒரு குறிப்பிட்ட வடிவத்தைக் கொண்டிருக்க வேண்டும். அப்போதுதான் அது முறையான விண்ணப்பமாகக் கருதப்படும். விண்ணப்பத்தின் முக்கிய பகுதிகள் கீழே கொடுக்கப்பட்டுள்ளன:

• அனுப்புநர் (From Address)
• பெறுநர் (To Address)
• ஐயா/அம்மா விளிப்பு (Salutation)
• பொருள் (Subject)
• செய்திச் சுருக்கம் (Body of the Letter)
• நன்றியுரை மற்றும் முடிவு (Complimentary Close)
• இடம் மற்றும் தேதி (Place and Date)
• கையொப்பம் (Signature)

விண்ணப்பம் எழுதும் முறை - படிநிலைகள்

விண்ணப்பம் எழுதும்போது பயன்படுத்த வேண்டிய மொழி நடை மிகவும் கண்ணியமாகவும், நேரடியாகவும் இருக்க வேண்டும். தேவையற்ற வர்ணனைகளைத் தவிர்க்க வேண்டும்.

1. அனுப்புநர் முகவரி

விண்ணப்பத்தின் இடது மேல் மூலையில் உங்கள் பெயர், கதவு எண், தெரு பெயர், ஊர் மற்றும் அஞ்சல் குறியீட்டு எண் ஆகியவற்றை எழுத வேண்டும். மின்னஞ்சல் முகவரி மற்றும் தொலைபேசி எண் குறிப்பிடுவது தற்கால நடைமுறையில் கட்டாயமாகும்.

2. பெறுநர் முகவரி

அனுப்புநர் முகவரிக்குக் கீழே, இடதுபுறம் 'பெறுநர்' என்று எழுதி, யாருக்கு விண்ணப்பம் அனுப்புகிறோமோ, அந்த உயர் அதிகாரியின் பதவி மற்றும் அலுவலக முகவரியை எழுத வேண்டும்.

3. பொருள்

விண்ணப்பத்தின் மிக முக்கியமான பகுதி 'பொருள்' ஆகும். விண்ணப்பத்தின் நோக்கம் என்ன என்பதை ஒரே வரியில் மிகச் சுருக்கமாக இதில் குறிப்பிட வேண்டும். உதாரணமாக, "விடுப்பு வேண்டி விண்ணப்பம்" அல்லது "வேலை வாய்ப்பு வேண்டி விண்ணப்பம்".

விண்ணப்பம் எழுதுவதற்கான மாதிரி (Sample Format)

கீழே கொடுக்கப்பட்டுள்ள மாதிரி ஒரு சாதாரண விடுப்பு விண்ணப்பத்திற்கான வடிவமாகும்:

விண்ணப்பங்கள் நிரப்புதல் (Filling Application Forms)

போட்டித் தேர்வுகளில் OMR விண்ணப்பங்கள் அல்லது ஆன்லைன் விண்ணப்பங்களை நிரப்புவதில் அதிகக் கவனம் தேவை. ஒரு சிறிய தவறு கூட உங்கள் விண்ணப்பம் நிராகரிக்கப்படக் காரணமாகலாம்.

கவனிக்க வேண்டிய முக்கிய குறிப்புகள்:

• பெயர்: கல்விச் சான்றிதழில் உள்ளவாறு ஆங்கிலத்தில் பெரிய எழுத்துக்களில் (Capital Letters) எழுத வேண்டும்.
• தேதி: DD/MM/YYYY என்ற வரிசையில் துல்லியமாக எழுத வேண்டும்.
• புகைப்படம்: நிர்ணயிக்கப்பட்ட அளவிலேயே புகைப்படம் ஒட்டப்பட வேண்டும்.
• கையொப்பம்: விண்ணப்பத்தில் உள்ள இடங்களில் மட்டும் கையொப்பமிட வேண்டும்.
• சான்றிதழ் நகல்கள்: கோரப்பட்டுள்ள அனைத்துச் சான்றிதழ்களையும் இணைக்க வேண்டும்.

அலுவலக மற்றும் முறைசார் விண்ணப்பங்கள் (Formal Applications)

அலுவலக ரீதியாக நாம் அனுப்பும் விண்ணப்பங்கள் பணி உயர்வு, இடமாற்றம், உதவித்தொகை, அல்லது புகார் மனுக்கள் எனப் பல வகைப்படும். ஒவ்வொரு வகைக்கும் மொழி நடை மாறும்.

பணி நியமன விண்ணப்பம் (Job Application)

ஒரு நிறுவனத்திற்கு வேலை கேட்டு விண்ணப்பிக்கும்போது, உங்கள் தகுதிகள் மற்றும் அனுபவத்தைக் சுருக்கமாகக் குறிப்பிட வேண்டும். அதனுடன் 'சுயவிவரக் குறிப்பு' (Resume/CV) இணைப்பது அவசியம்.

புகார் மனுக்கள் (Complaint Letters)

உள்ளூர் அதிகாரிகளுக்கோ அல்லது காவல்துறைக்கோ புகார் அளிக்கும்போது, சம்பவத்தின் நேரத்தையும், இடத்தையும் தெளிவாகக் குறிப்பிட வேண்டும். அதில் உணர்ச்சிவசப்படாமல், உண்மைகளை மட்டும் பட்டியலிட வேண்டும்.

பொதுவான பிழைகளைத் தவிர்த்தல்

விண்ணப்பங்கள் நிரப்பும்போது மாணவர்கள் செய்யும் பொதுவான தவறுகள்:

1. அஞ்சல் குறியீட்டு எண் (PIN Code) எழுதாமல் விடுதல்.
2. பொருள் (Subject) பகுதியை மிக நீளமாக எழுதுதல்.
3. தேதி மற்றும் இடத்தை எழுத மறத்தல்.
4. தகவல் தொடர்புக்குத் தவறான தொலைபேசி எண்ணைக் கொடுத்தல்.

முடிவுரை

விண்ணப்பங்கள் எழுதுதல் என்பது ஒரு கலை. முறையான பயிற்சி மூலம் இதைக் கச்சிதமாகச் செய்ய முடியும். நீங்கள் எழுதும் விண்ணப்பம் பார்ப்பவருக்குத் தெளிவான பார்வையைத் தர வேண்டும். மேலே குறிப்பிட்டுள்ள வழிமுறைகளைப் பின்பற்றி, அனைத்துத் தேர்வுகளிலும் மற்றும் அலுவலகப் பணிகளிலும் சிறந்து விளங்குங்கள்.